Der Bundesrat hat am 20. September 2019 zahlreichen Anpassungen bundesdeutscher Vorschriften an die seit Mai 2018 geltende Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zugestimmt – unter anderem einer Änderung beim Streitthema Datenschutzbeauftragter. An vielen Stellen werden einzelne Formulierungen, Verweisungen, Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung und Regelungen zu den Betroffenenrechten angepasst. Der Bundestag hatte das „Zweite Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU“ bereits Ende Juni verabschiedet, es kann nun dem Bundespräsidenten zur Unterzeichnung zugeleitet werden.

Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen: Entlastung für kleine Betriebe und Vereine

Eine wesentliche Änderung betrifft den Schwellenwert für einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Durch das zweite Datenschutzanpassungsgesetz gilt künftig die Pflicht, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu benennen, erst wenn 20 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Neuregelung der Datenschutzgrundverordnung hatte für Diskussion gesorgt: Danach galt die Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen, ab einem Schwellenwert von zehn Personen. Kleine Betriebe und ehrenamtliche Vereine sahen sich hierdurch über die Gebühr belastet.

Datenschutzbestimmungen gelten auch ohne Pflicht zum Datenschutzbeauftragten

Auch wenn damit künftig nun für viele kleinere Unternehmen und Vereine kein Datenschutzbeauftragter mehr bestellt werden muss, bleiben die anderen Regelungen der DSGVO natürlich weiterhin bestehen. Unternehmen müssen also auch ohne betrieblichen Datenschutzbeauftragten gewährleisten, dass es nicht zu Datenschutzverstößen und den damit verbundenen Bußgeldern kommt.

Einwilligung zur Datenverarbeitung per Mail

Durch das Gesetz wird die Einwilligung von Beschäftigten zur Datenverarbeitung vereinfacht. Sie muss künftig nicht mehr zwingend schriftlich erfolgen, sondern darf auch per E-Mail übermittelt werden.

Welche Anpassungen zum Datenschutz gibt es noch?

Adresshändlern soll es schwerer gemacht werden, Informationen zu Personen über eine einfache Melderegisterauskunft in Erfahrung zu bringen.

Auskunfts- und Widerspruchsrechte, die Informationspflicht, sowie Berichtigungs- und Löschpflichten beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden eingeschränkt.

Eine neue 75-tägige Vorratsdatenspeicherung beim neuen Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsfunktionen wird eingeführt.

Änderungen beim Datenschutz: Es bleibt Anpassungsbedarf

Weiterhin offen bleibt die Frage, wie künftig das Recht auf freie Meinungsäußerung und Informationsfreiheit mit dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung in Einklang gebracht werden soll. Eine solche Regelung fordert der EU-Gesetzgeber von allen EU-Mitgliedsstaaten.

Die Bundesregierung konnte sich in diesem Punkt noch nicht einigen. Hier besteht also noch Handlungsbedarf.

Unsere Leistungen zum Datenschutz

Unsere Datenschutzberatung ist darauf ausgelegt, Probleme sowie Risiken zu identifizieren, um daraufhin nachhaltige Lösungen für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen zu entwickeln sowie ein Datenschutzmanagementsystem gemäß DSGVO und BDSG zu implementieren.

Stellung eines zertifizierten Datenschutzbeauftragten

Wir bieten Ihnen die Stellung eines externen Datenschutzbeauftragten bereits ab 120 Euro pro Monat. Jeder unserer Datenschutzbeauftragten hat die Qualifikation „externer Datenschutzbeauftragter“ bei der Bitkom oder eine vergleichbare Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen.

Datenschutzaudit

Bei einem Audit untersuchen wir, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen. Mit einem Datenschutz-Audit wird also untersucht, ob die Prozesse in Ihrem Unternehmen die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung erfüllen.

Ein Interview von Felix Jung:

Letzte Woche habe ich ein Interview mit Carmelo Bonanno geführt. Er ist Geschäftsführer des CNC-Fertigungsbetrieb Frabona GmbH in Frankfurt. Frabona wurde 1987 gegründet als Familienunternehmen und befindet sich seitdem in Familienhand. Gegenstand des Interviews war vor allem die Digitalisierung und deren Auswirkungen auf die kleinen und mittelständischen Unternehmen der Fertigungsindustrie.

Zuerst haben wir uns mit der Branche auseinandergesetzt und haben dabei festgestellt, dass es in der Fertigungsindustrie viele technologische Innovationen gibt. Diese Innovationen wurden in den vergangenen Jahren zu nahmen. Wenn man sich das Verhältnis zwischen Neuerungen auf Zeit in den letzten 5 Jahren ansieht und in den 5 Jahren davor stellt man fest, dass die Innovationen zunehmen.

Daraus lässt sich schließen, dass es sich bei dem industriellen Sektor „Fertigung“ um einen durchweg dynamischen und komplexen Sektor handelt.

Nachdem wir über den Sektor an sich gesprochen hatten, sind wir ein wenig weiter auf dessen Entwicklung eingegangen. Hierbei hat sich herausgestellt, dass zum einen die Produktlebenszyklen der Zuliefererprodukte kürzer werden, man also öfter ein Neues benötigt und zum Anderen aber auch sich die Fertigungsentwürfe und Wünsche der Kunden sich immer schneller entwickeln.

Ein Grund dafür ist, dass das Design der Produkte immer wichtiger wird. Dies gilt zum Einen nicht nur für das Design der Maschinen von den Fertigungsbetrieben, da dem Kunden das für das Vertrauen in eine solche Maschine wichtig ist. Sondern zum Anderen auch für die Endprodukte, bei welchen das Design auch immer mehr im Vordergrund und man deswegen immer schneller Änderungen in den Entwürfen vornimmt.

Im Zusammenhang mit Entwicklung, darf man vor allem die Digitalisierung nicht außer Acht lassen. So meinte Herr Bonanno, dass man bei Frabona Digitalisierung für sehr wichtig erachte und sich dank der Zusammenarbeit mit einem Frankfurter IT-Unternehmen und der Wirtschaftsberatungsgesellschaft Madel und Kotalla auf einem sehr guten Weg befinde. Er erzählte von vielen Digitalisierungsmaßnahmen die man ergreifen müsse. Eine dieser ist die IT im Unternehmen immer auf dem neusten Stand zu halten um wettbewerbsfähig zu bleiben. Auch der Digitalisierung in Bereichen des Rechnungswesens und der Buchführung schreibt er große Bedeutung zu. Vor allem die dadurch gewonnene Zeitersparnis gefällt ihm sehr gut. So sagt er im selbigen Zusammenhang, dass man eine solche Digitalisierung allerdings ohne gute, fachkundige Berater kaum realisieren könne.

Jedoch ist nicht alles positiv was im Zusammenhang mit der Digitalisierung steht, findet der Unternehmer. Er sieht mögliche Komplikationen vor allem durch die initialen Investitionen und dem ungemein großen zeitlichen Aufwand, den man in die Digitalisierungsprozesse steckt muss, da die Kapazitäten der meisten klein- und mittelständischen Unternehmen sehr ausgelastet sind, kann es da bei vielen zu Problemen kommen. Jedoch sieht er auch eine große Chance in der Effizienzsteigerung der Unternehmensprozesse, der dadurch gewonnen Zeitersparnis und in der dadurch möglichen Profitsteigerung, die Einen für die hohen Anfangsinvestitionen entschädigt.

Mit dem Blick in die Zukunft gerichtet, sieht er vor allem neue Chancen durch die Materialforschung und den 3D-Druck.

Schluss endlich kann man aus dem Interview das Fazit ziehen, dass Digitalisierung ein wichtiger fortlaufender Prozess für die Unternehmen der Fertigungsindustrie ist. Man allerdings bei der Umsetzung auch auf fachkundige Beratung vertrauen sollte.

Ihr Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatung steht Ihnen bei Fragen rund um das Thema Digitalisierung beratend zur Seite: Telefon 069 95 92 99 90

Elektronische Rechnungen setzen sich im Geschäftsalltag weiter durch. Viele kleine und mittlere Unternehmen verarbeiten Rechnungen dennoch weiterhin in Papierform – und verschenken damit Zeit und bares Geld. Lesen Sie in unserem Beitrag, weshalb ein Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse empfehlenswert ist.

Die öffentliche Hand hat die Route längst vorgegeben: Bis 2020 sollen elektronische Rechnungen zum Standard in der Europäischen Union werden – zumindest bei öffentlichen Aufträgen. Viele Mitgliedsstaaten haben inzwischen rechtliche Grundlagen zum sogenannten E-Invoicing geschaffen. In Deutschland gilt diese Pflicht ab dem 27. November 2020. Spätestens dann werden öffentliche Auftraggeber des Bundes von ihren Lieferanten nur noch strukturierte elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 akzeptieren.

XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.

ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie empfangen und verarbeitet werden.

Schon im Jahr 2017 bevorzugte fast die Hälfte der Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen gegenüber Papierrechnungen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017 des Instituts ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Jeweils um die 60 Prozent der Befragten gaben an, den Anteil ausgehender bzw. eingehender E-Rechnungen in den nächsten drei Jahren aktiv steigern zu wollen.

Viele Betriebe drucken derzeit eingehende elektronische Rechnungen aus und behandeln diese wie Papierrechnungen. Die Ausdrucke winden sich im Anschluss in einem umständlichen Kurs durchs Unternehmen. Fällt ein zuständiger Mitarbeiter aus, bleiben Rechnungen unbearbeitet liegen. Rückfragen, etwa wegen fehlerhafter Angaben, verzögern die Rechnungsfreigabe unnötig, da die Buchhaltung zunächst die Papierbelege suchen muss. Dadurch geht Unternehmen häufig Skonto verloren, möglicherweise fallen Mahngebühren an. Und der Reputation ist all dies ebenfalls nicht förderlich. Es ist also Zeit, zu handeln.

5 gute Gründe für elektronische Rechnungsprozesse

Nach der Studie schätzen sowohl kleine als auch große Unternehmen mit dem digitalen Versand vor allem Kosten- und Effizienzvorteile: Viele Befragte gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie diese elektronisch auf den Weg bringen und auch die Prozesse beim Rechnungseingang digitalisieren – und haben damit durchaus Recht.

1. Kostenersparnis

Es fallen weder Papier- noch Portokosten an. Ein Rechenbeispiel: Bei 500 Rechnungen pro Jahr liegt allein die jährliche Portoersparnis bei 350 Euro. Außerdem entfallen die Kosten für Papier, Briefumschläge und Druckertoner oder Tintenpatronen. Auch Büromaterial und Ordner zur Archivierung sind künftig überflüssig.

2. Zeitgewinn

Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit. Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Tage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es zudem meist noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also deutlich früher.

3. Bessere Arbeitsabläufe

Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen, in sein Buchungssystem übertragen lassen und die Zahlungen online managen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit. Zudem bleiben elektronische Rechnungen bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

4. Verfügbarkeit

Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen. Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben.

5. Einfacher aber rechtskonforme Archivierung

In einem Dokumentenmanagement-System archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten. Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

Mit  unseren Leistungen unterstützen wir Sie bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung. Unter BWL 360° verstehen wir die Beratung und Konzeption zur Überführung Ihres Unternehmens ins digitale Zeitalter. Die neue Art des Arbeitens erfordert überall im Unternehmen moderne Lösungen für den Informations- und Datenaustausch. Besonders betroffen davon ist der kaufmännische Bereich, das Rechnungswesen und das Controlling. Die digitale Welt birgt dabei viele Potentiale aber auch viele Risiken. Wir nehmen Sie an die Hand, um das Optimum für Ihr Unternehmen auszuarbeiten und Sie gegen etwaige Risiken abzusichern.

Jetzt kostenfreies Erstgespräch vereinbaren: 069 – 95 92 99 90 – Das Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatung freut sich auf Sie!